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内审之声】物资采购审计的关注点
2019/04/19   遵义医学院审计处 审核人:

物资采购是企业生产经营管理的高风险环节之一,也是廉政风险的高发领域。物资采购是企业领导层关心的重点,也是审计监督的主要关注点。

企业物资采购过程包括采购计划、采购招标、合同签订、采购验收、结算付款等主要环节。内部审计人员应识别和评估各环节可能发生的风险,对被审计单位的物资采购全过程实施审计检查和评估。

计划环节

关注物资采购计划编制的依据是否失当。物资采购的一项重要依据是生产(施工)进度计划和施工组织设计,如果所编制的物资采购计划脱离了生产(施工)进度计划和施工组织设计要求,其编制就会失当,会造成有些物资采购后积压、闲置,或者数量少和没有采购,不能保证生产、维修、建设的需要。

关注物资采购计划审批的程序是否失控。企业物资采购计划应当来源于生产单元的用料申请,这些申请在提交给物资采购人员之前,应当由生产管理部门、工程技术管理部门和计划部门进行初审把关;物资采购管理部门下达物资采购计划之前,应当报经分管领导根据职责分工进行审批;重要的和技术性强的物资采购计划,应当组织专家进行论证。

招标环节

关注物资采购招标过程和招标标准是否合法。关注招标方式的选择是否合理,有无违反规定程序、私自与供货商串通、泄露招标信息等情况。供应商选择是这一环节的重大风险因素。企业的供应商是相对固定的,一般情况下,只能在企业入围的供应商中选择,选择范围小,容易发生供应商之间结成联盟,抬高招标价格的风险;有些供应商是没有生产能力的中间转供商,可能存在不能按期供应而影响生产的风险,他们转供的产品品牌多,质量参差不齐,存在用同一名称和型号但品牌和产地不同的产品以次充好的风险。

关注物资采购招标采购价格及条款的签订是否合法合理。招标采购价格中存在的最大风险是参与投标的所有供应商串通一气,联手推高投标报价,使用单位、采购人员因职务受益也可能使合同签订价格高于同期市场价。内部审计人员应当通过复验标底价格,审查采购限价的合理性和公允性,根据市场行情对标,进行合理的价位判断。

合同签订环节

关注物资采购合同的签订程序是否合法、规范。如果合同签订未经授权,容易导致相关人员滥用职权。

关注物资采购合同的各项条款是否完备、内容是否合法。采购合同应当包括合同标的、数量和质量、价款和结算方式、运输方式、履约期限、地点和方式、违约责任等条款。

验收环节

物资材料验收是物资采购的关键环节,内部审计人员应关注物资材料验收程序是否合法、规范,手续是否完备。该环节可能存在的重大风险是采购人员、质检人员和验收人员串通舞弊,造成缺斤短两、产品质量降低、不符合合同约定、检验作假等问题。

结算环节

该环节可能存在多结算、提前结算的风险。内部审计人员应关注该环节程序是否合法、付款是否经过审查批准。采购物资材料的结算付款单据必须完整、规范,并经相关部门或人员办理签字手续。如在订购设备时,企业提前支付质保金,丧失了资金的时间价值,设备质量失去保证,有时还存在货款被骗等情况。

对于企业来说,应从建立健全内部控制及风险管理机制着手,在优化公司治理框架下,建立和完善内部控制及风险管理机制,强调高级领导层的风险控制责任,关注对企业全部风险的分析和评估,重视日常风险控制活动,抓住内部审计监督评价风险环节,不断提高企业会计信息质量,提高审计质量与效率。(中国石油化工集团公司审计局 王小敏)

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