“五合一”管理平台包括五个系统：项目管理系统、计划管理系统、财务管理系统、OA系统和资源管理系统。其特点如下：
平台将五个系统进行有机整合，能满足高校工程项目内部审核审计工作要求，具有简洁、清晰、良好的人机交互界面，操作简便。
平台管理符合高校内部工程管理和内部审计的工作特点、流程和规范，能根据实际业务需要生成审计文书，如有需要可进行修改，并形成结果报告存档。
平台采用B/S（浏览器/服务器）架构，能提供开放、通用的接口，便于与相关业务系统对接和数据交换，较好地融入智慧校园建设。
平台有严格的权限控制及数据安全保障，每个用户和项目组只能看到赋予权限的项目情况，从技术角度确保了审计数据的安全性。
平台将线下纸质资料三级复核变为在线三级同审，审计人员、项目负责人、技术负责人同时查看审计资料，提出意见和问题，提高了工作的效率和质量，同时为监管单位提供有效的质量管理手段。
平台依据权限划分，为不同用户提供对应的分析结果，便于管理和审计人员进行项目管理和监督（包括工程咨询、估算/概算/预算、跟踪审计、结算审计等），同时从技术角度确保数据安全。通过数据分析中心，掌握项目分配情况，实时了解项目进展情况，轻松实现项目监管。任务单以汇总表的形式反映审计部门受理的所有项目情况，如需了解某个项目的进展情况，只需移动鼠标在项目进度数列处停留即可查看。实现跟踪审计、结算审计项目的信息化管理，施工过程资料的在线收集，保证关键性资料的时效性和规范性。通过在线预览功能实现在线审计工作，随时记录审计问题，在线监管审计项目。
提供中介机构管理功能，通过入库中介机构的基本信息录入对中介机构统一在线管理，经由在线项目任务分配、在线绩效考核、在线指令下达等手段，降低沟通成本，提高工作效率，扩大对中介机构的监管面，提高监管水平。在线分配电子任务单，可多次下发或修改任务分配单，满足对中介机构工作的灵活安排；实时上传项目相关资料进行保存或者提交审核，记录跟踪审计过程的资料；利用形象进度，随时掌握中介机构的结算审核项目进展情况。
通过智能报表功能，用户可以根据不同的组合查询方式，得到需要的报表；所有查询出来的报表都可以实现在线打印。通过智能报表技术，实时统计出监管单位所需数据，为管理提供及时有效的数据支持。
建立咨询合同库，在线保存合同基本信息，对所有咨询合同实现信息化统一管理；通过合同使项目与审计对象建立关联关系，快速生成合同统计报表，随时在线预览合同附件。
主要包括请款管理、发票申请、付款情况、发票管理等功能。通过咨询费管理掌握中介的费用情况。通过项目、委托人、时间等多维度统计查询和分析，实时掌握咨询费用明细。
详细分解工程结算审核项目的工作节点
要使审核结论客观公正、真实可信，必须对审核工作的全过程进行管控。平台首先对结算审核全过程工作进行分解，科学合理地划分每个工作节点。在每个工作节点上设计开发管理需求，就“做了吗”“成果呢”“有什么问题”“怎么解决”等一系列管理问题进行平台对话和平台验证。用户利用平台对项目每个节点工作进行检查和监督，实现全过程审核工作的全面管控。
为每个工作节点制定工作规范和标准
在过往的结算审核工作中，同一投标单位在同一项目、不同单位工程中，同一材料经常报出不同的投标单价，这种典型审计问题通过简单比对就能发现。那么针对这种常见投标现象，同一项目、多个单位工程在分别投标报价的情况下，结算审核时必须比对同一材料是否存在不同报价，此处的比对工作就是审查投标文件时的标准工作，也是必须要完成的规范工作。审核人员在此规范和标准的要求下，完成比对工作，并把工作成果反馈给平台节点，相关复核人员给出具体解决方案，同时完成跟踪督查，这就是平台工作节点标准化建设的目的，也是实现项目全过程管控的标准体现。平台自主搭载了各工作节点的规范和标准，并引导用户不断地自主修改和完善，逐步建立起一套系统完整、科学合理、可操作可落地的工作规范和标准体系。
在线公开结算审核送审资料，区别展示及标注补充资料
在线公开全部送审资料有如下好处和便利：一是能更直观地反映送审资料的类别、形式、数量；二是平台可以记录审核人员接收资料的时间，可科学管控审核工期；三是方便审核人员、复核人员在线同时审查，实现“三级复核”向“三级同审”工作模式的转化；四是审核人员可利用互联网，通过平台实现实时查看项目资料；五是通过平台资料共享，减少送审资料遗失风险，避免审计事故；六是对审核过程中补充接收的送审资料，平台能进行区别对待和标注，作为重点复核对象加以提醒和关注；七是送审资料的电子化可以完整保存项目全过程资料，实现便捷永久存档。
实现工作节点的在线作业，留存节点工作成果和数据
为使审核工作更加快捷、方便，针对每个工作节点开发了在线作业功能，同时为每个工作节点留存节点数据，以方便快捷地进行分类统计和分析，便于相互交流、相互学习、相互借鉴。传统的线下审核模式，审核人员之间在交流不畅、没有交流或不愿交流的情况下，各自为政，各行其道，项目的审核要点和审核问题得不到及时汇总和公开。而在平台管理模式下，可对每位审核人员的审核过程进行项目内公开，对发现的审核问题进行实时汇总统计，便于审核人员之间相互学习和交流、互相借鉴和引导，提高管理人员对项目审核工作的整体管控能力和水平，确保项目审核工作的全面性和完整性。
确保管理人员跟踪复核和检查节点工作质量
项目审核工作全过程节点工作划分后，对于存在必然先后顺序的工作节点，要保证前一个节点工作得到认可后，才能继续开展下一节点的工作。每一工作节点都设有“提交审批”功能，供用户根据自身情况和项目情况自行选用，选择“提交审批”后，凡没有通过审批的节点工作均不被平台承认，且不能继续下一节点工作，这样可以保证每一节点工作完全受控，确保审核工作的质量。
及时掌握、跟踪管控结算审核过程的争议问题
对于审核过程中的争议问题，一方面要跟踪管控争议问题的解决过程，确保科学合理，同时要多方参与，为争议问题的解决营造公开透明的环境；另一方面要注重争议解决过程中可能存在的补充送审资料及相关会议纪要等，平台要及时收集、存档，规避审核责任和风险。在平台管理模式下，通过对审核项目全过程的节点管控，在节点工作标准的规范下，尽可能完整全面地挖掘出项目存在的全部问题，避免项目审核风险。
作者单位：南京大学
|
